Verkostoitumisesta on puhuttu jo useita vuosia. Osa yrityksistä on jo onnistunut kohtalaisen hyvin operoimaan hajautetusti. Tämä jatkuu monella tasolla yhä edelleen ja ehkä voimakkaampana kuin koskaan aikaisimmin. Yhteistoiminta verkostoissa on yhä vaikeampaa, koska tuotteita ja palveluita suunnitellaan, valmistetaan, toimitetaan ja ylläpidetään yhä useampien, eri puolella maailmaa sijaitsevien, osapuolten kanssa. Tämä tarkoittaa uudenlaisia vaatimuksia tiedonhallinnalle ja tiedon saatavuudelle.

Tiedon tulee olla yhtenäistä, siihen on voitava luottaa ja se on oltava saatavilla silloin ja siellä, kun sitä tarvitaan. Tämä tarkoittaa, että käyttäjillä ja ylläpitäjillä tulee olla saatavilla viimeisimmät versiot tiedoista. Jokaista kanavaa, jossa tuotetta tai palvelua käsitellään, olisi kyettävä ohjaamaan ja koordinoimaan. Ilman toimivia versionhallintamenetelmiä ja –järjestelmiä, tämä tuskin on mahdollista. Väärillä versioilla tulee ”sutta” tuotannossa. Huonot tuotteet tai väärä informaatio aiheuttavat negatiivisia asiakaskokemuksia, joka saa ”viidakkorummun” kiirimään sosiaalisessa mediassa.

Asiakaspalautteiden käsittely on noussut uuteen merkitykseensä, koska palautetta tulee eri puolilta maailmaa ja eri kanavien kautta: suoraan asiakkailta ja verkoston muilta toimijoilta sekä epäsuoraan esimerkiksi sosiaalisen median kautta. Tämä tarkoittaa yhä lisääntyvää tiedon määrää. Lisäksi tieto on yhä enenevässä määrin ei-strukturoitua, Asiakkaat odottavat, että heidän palautteensa otetaan huomioon ja sitä hyödynnetään tuotteiden ja palveluiden kehityksessä, jotta syntyisi entistä parempi asiakaskokemus. Tietojen ja järjestelmien integroituminen on välttämätöntä, jotta dokumenttien metatiedot saadaan tuotettua mahdollisimman automaattisesti ja linkitettyä asiakkaisiin, tuotteisiin ja palveluihin.

Yhteistyön ja tiedonvälityksen kannalta on myös tärkeää, että tieto on saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan. Tiedon läpinäkyvyys tulee olemaan yksi merkittävä kilpailutekijä tulevaisuudessa. Tiedonhallinnan on linkityttävä 100 % liiketoimintaprosesseihin.

Tuotteita ja palveluita on kyettävä kehittämään yhä nopeammassa tahdissa. Ohjelmistopuolelta tutut ketterät kehitysmenetelmät ovat rantautuneet myös muiden tuotteiden ja palveluiden kehitykseen. Nopeat syklit myös omalta osaltaan lisäävät tarvetta avoimelle ja nopealle tiedonvälitykselle. Eikä tämä pääty tähän. Neljäs teollinen vallankumous on käynnissä. Ihmisten lisäksi tietoa verkostoon ovat alkaneet tuottaa koneet ja laitteet.

En usko, että kukaan enää kiistää, etteikö tarvita tehokkaita tiedonhallintamenetelmiä ja -järjestelmiä. Kaikki ymmärtävät tämän, mutta silti on paljon yrityksiä, joissa tähän ei kuitenkaan panosteta. Verkkolevyt, excelit ja sähköposti ovat yhä yleisessä käytössä yritysten tiedonhallinnan ratkaisuina. Pelkästään näiden avulla ei kyllä yksikään yritys tule jatkossa menestymään. Ei edes sisäisessä tiedonhallinnassa, puhumattakaan yhteistyöstä eri sidosryhmien kanssa. Yhteistoiminta hajautetussa verkostossa edellyttää aivan toisenlaisia menetelmiä ja järjestelmiä. Jos asenne on  ”olemme tehneet tämän aina näin”, niin on ymmärrettävää, että riittävää uusiutumista ei tapahdu.