Muutoshallinta on yksi suurimmista pullonkauloista yritysten menestykselle. Tutkimusten mukaan jopa 85%:lla yrityksistä muutoshallinta ei toimi tai siinä olisi parannettavaa. Ilman tehokasta ja virtaviivaista muutoshallintaa yritysten on vaikea menestyä. Tässä valossa tuo 85% kuulostaa hälyttävän suurelta luvulta.

Tehoton muutoshallinta aiheuttaa hitautta ja viivästyksiä prosessiin, päätöksenteko hidastuu, vastuunotto vaikeutuu, tulee korjaustarpeita ja asioita tehdään useampaan kertaan. Kaikki tämä johtaa lisääntyneisiin kustannuksiin ja näkyy suoraan kannattavuudessa.

Miksi muutoshallinta sitten on niin vaikeaa? Tuotteet ovat yhä monimutkaisempia, ne sisältävät mekaanisten komponenttien lisäksi usein paljon ohjelmistoja ja elektroniikkaa. Tuotekonfiguraatioiden määrä on entistä suurempi. Tuotteen suunnittelussa ja valmistuksessa on usein mukana laaja verkosto, jolloin kommunikaatio vaikeutuu. Prosessit sisältävät epäjatkuvuuskohtia ja toiminnot toimivat edelleen osittain omissa siiloissaan. Komponenttien lukumäärä on entistä suurempi. Tiedon määrä jatkaa kasvuaan. Tällaisessa ympäristössä on yhä vaikeampi tunnistaa muutosten vaikutukset komponentteihin, ohjelmistoihin, elektroniikkaan jne.

Muutoshallinta toimii ainoastaan silloin, kun on määritelty selkeä, virtaviivainen ja formaali muutoshallintaprosessi. Vaikka puhutaan tuotekehityksestä, niin toimiva muutoshallinta edellyttää, että prosessiin osallistuvat muutkin toiminnot kuin suunnittelu. Muutosten vaikutuksia arvioitaessa on saatava mukaan valmistus, hankinta, asennus, logistiikka, service jne.

Tässä moni yritys kompastuu. Olen usein törmännyt tilanteeseen, jossa suunnittelija on tehnyt pienen muutoksen tuotteeseen ajatellen, että ”eihän tällä nyt ole suuria vaikutuksia suunnittelun ulkopuolisiin toimitusketjun toimintoihin”. Ennen kuin muutoshallintaprosessi ohjasi toimintaa, saattoi olla jopa niin, että kukaan muu ei edes tiennyt koko muutoksesta. Näitä ”pimeitä muutoksia” pelätään edelleen. Hyvinkin pienellä muutoksella, vaikkapa pintamerkin lisäämisellä piirustukseen, voi olla todella suuria vaikutuksia esimerkiksi valmistukseen.

Kun muutoshallintaprosessi on määritelty, tulee luonnollisesti varmistaa, että kaikki toimivat yhteisten pelisääntöjen mukaisesti. Ohjeistus on ollut perinteinen tapa hoitaa tämä, mutta nykyisillä PLM-järjestelmillä on  hyviä välineitä prosessin tukemiseksi ja tarvittavien työnkiertojen ja katselmointien toteuttamiseksi. Näihin voidaan liittää työtehtävien välitystä vaikka sähköpostilla ja toisaalta löytyvät keinot seurata missä vaiheessa prosessi on menossa ja ketkä ovat jo tehtävänsä suorittaneet.

Koska tuotetietojen määrä kasvaa jatkuvasti on ensiarvoisen tärkeää, että kaikilla prosessissa mukana olevilla on helposti pääsy tarvittavaan tietoon, kuten CAD-malleihin, piirustuksiin, laskelmiin, spekseihin, jne. Tässä PLM-järjestelmät ovat erinomaisia työvälineitä. Niiden avulla on helppo tarjota kaikki tieto katselmoijille suoraan liitettynä työtehtävään. Eikä pelkästään pääsy tietoihin, vaan myös jäljitettävyys ja ”where used” –toiminnot ovat merkittävästi tukemassa ja helpottamassa vaikuttavuusanalyysiä. Muutoksen vaikutuksia arvioitaessa tarvitaan tiedot myös hankinnan- ja valmistuksen tilanteesta. Useimmiten nämä tiedot on saatavissa ERP-järjestelmästä.

Muutoshallinnassa joudutaan aina tasapainoilemaan joustavuuden, ketteryyden ja vakauden välillä. Mitä enemmän osapuolia on mukana ja vaikutusanalyysejä muutosehdotukselle tehdään, sitä hitaampi muutosprosessi on. Tuotepäälliköillä on suuri vastuu siinä, ketä kaikkia yksittäiseen muutosprosessiin on otettava mukaan. Se, että etukäteen päätettäisiin, ketkä ovat mukana, ei toimi käytännössä. Muutokset voivat olla hyvin erilaisia. Tässäkin on syytä olla joustavuutta, jotta prosessista ei tule liian kankea.

Muutoshallinta, kuten niin moni muukin asia, on loppupelissä kiinni ihmisistä. Jos prosessissa mukana olevat todella aidosti ovat kiinnostuneita ja sitoutuneita määriteltyyn toimintatapaan, niin ainakaan järjestelmät eivät ole esteenä toimivalle prosessille. Niin yksinkertaisia ja helppoja niiden käyttäminen on ja kaikki tieto on helposti saatavilla. Ehdottomasti suurin aika kuluu vaikutusanalyysin tekemiseksi ja muutosten vaikutusten selvittämiseksi kunkin omaan vastuualueeseen.