KONTROLLOINTIA VAI SOSIAALISUUTTA?

KONTROLLOINTIA VAI SOSIAALISUUTTA?

Yhteistyö (collaboration) on yhä enemmän ja enemmän esillä, kun puhutaan yritysten kilpailukyvystä ja menestyksestä. Useimmat yritykset ovat oivaltaneet miten yhteistyön edistäminen ja parantaminen voivat vaikuttaa tehokkuuteen, laatuun ja läpimenoaikaan.

Miten sitten käytännössä varmistetaan, että yhteistyö sujuu parhaalla mahdollisella tavalla? Välillä tuntuu, että asia uskotaan ratkaistuksi, kun on valittu työkalut, joiden avulla yhteistyötä voidaan lisätä. Nuorten keskuudessa, vapaa-ajalla, tämä varmasti näin onkin. Tämä ei johdu siitä, että on olemassa työkalut. Toki se helpottaa asiaa, mutta asioiden viestittäminen toisille ja keskinäinen kommunikointi on luontainen toimintatapa. Useimmissa yritysorganisaatioissa näin ei ole. Kun jokin yritys valitsee työkalut kommunikoinnin lisäämiseksi, se ei tarkoita samalla, että yritys muuttuisi kommunikoivaksi organisaatioksi.

Jotta yrityksestä tulisi sosiaalinen ja kommunikoiva, ei riitä, että otetaan käyttöön tähän tarvittavat sovellukset, vaan yrityskulttuuri on kyettävä muuttamaan sosiaalisemmaksi. Kommunikointi pitää saada luonnolliseksi osaksi ydinprosesseja. Tieto pitää kulkea jouhevasti kahteen suuntaan eri toimintojen ja osapuolten välillä ilman, että sitä kontrolloidaan liiallisesti. Yrityskulttuurin muuttaminen ei ole yksinkertainen asia. Sen onnistumiseksi on tehtävä töitä. Hallitsemattomaan muutoksen kaatuu moni hyvä hanke.

Houkutus kontrolloida tiedonvaihtoa on kuitenkin suuri. Tähän löytyy monia, ei aina niin hyvin perusteltuja, syitä. Yksi suurimmista haasteista on tietoturva. En tarkoita tällä pelkästään yrityksen ulkopuolelta kohdistuvia hyökkäyksiä, vaan sitä kuka yrityksen sisällä tai verkostossa saa nähdä mitäkin tietoa. Jos tiedon luokittelua ei ole mietitty alusta asti, niin oikeuksien hallinnasta saattaa tulla melkoinen härdelli. Sen hallitseminen vie voimavaroja ja hidastaa avoimen tietokulttuurin läpiviemistä. Myös sisäisen tiedon turha rajaaminen on yksi avoimen kommunikaation esteistä.

Prosessien kehitys ja automaattisten työnkiertojen kehittäminen on yksi keino hallita ja ohjata toimintaa oikeaan suuntaan. Hyvin toteutettuna tämä on oivallinen esimerkki toimivasta tiedonvaihdosta eri toimintojen kanssa. Tässä on kuitenkin myös kääntöpuoli. On vaarana, että liian jäykäksi rakennettu työnkierto aiheuttaa tarpeettomia viiveitä ja tehtävien läpiviennissä ei ole riittävää läpinäkyvyyttä. Tällöin hyvä ajatus siitä, että tieto virtaa jouhevasti ihmiseltä toiselle ja lisää sosiaalista toimintaa, kärsii.

En syytä PLM-järjestelmiä siitä, etteikö niillä voisi toteuttaa toimivia, joustavia ja läpinäkyviä työnkiertoja. Kyse on enemmänkin siitä miten ne on toteutettu ja kuinka hyvin ihmiset on koulutettu toimimaan avoimessa yrityskulttuurissa. Edelleen välillä on nähtävissä ”tämä on minun tietoa” tai ”tieto on valtaa” -asenteita.

Systemaattinen tapa toimia on osoitettu toimivaksi. Mutta toisaalta byrokratia koetaan negatiiviseksi. Päätösten tekeminen edellyttää pääsyä tarvittavaan ajantasaiseen tietoon. Toisaalta sanotaan, että tieto lisää tuskaa. Liiallinen tieto voi johtaa siihen, että oleellisen tiedon löytäminen vaikeutuu. Tiedon merkityksen ymmärtäminen on myös usein haasteellista. Jokainen arvioi tietoa oman kokemustaustansa perusteella. Tuotekehityksen prosesseja on kehitetty yhä kontrolloidumpaan suuntaan. Ilkka Kettunen nosti CCY:n seminaarissa Tekniikka-messuilla esiin tuotekehitysprosessin sosiaalisuutta ja hän julisti, että yhä lisääntyvä tiedon jakelu on mieletöntä, vailla tolkkua (ks. Valokynä 3/2014).

Erilaiset näkökulmat eivät kuitenkaan ole toisiaan poissulkevia. Järkevällä tavalla toteutettuna kontrolloidut prosessit ja työnkierrot saadaan palvelemaan liiketoimintaa sosiaalisuutta unohtamatta. Työnkierrot voidaan rakentaa edistämään tiedonvaihtoa, eikä niinkään kontrolloimaan sitä. Mitään ei kuitenkaan saa ilmaiseksi. Avoimuutta on lisättävä, tietoa on jaettava, ymmärrykseen on panostettava, tiedon oleellisuuteen on kiinnitettävä huomiota, on arvioitava riskejä tiedon jakamisessa. Asioiden eteen on yksinkertaisesti tehtävä töitä. ”Tuleen ei kannata jäädä makaamaan”.

 

This entry was posted in Blogi and tagged , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>